home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / magrak18.zip / UPDATE.DOC < prev   
Text File  |  1993-03-06  |  12KB  |  331 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                 MAG RakDb v1.8S
  19.                                      UpDate
  20.                              (C)opyright 1991,1992
  21.                                   by SOFTreat
  22.                               ALL RIGHTS RESERVED
  23.                                      * * *
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                            MAG RakDb WHATSNEW Update
  70.                                      Page 1
  71.  
  72.  
  73.                                   Version 1.7S
  74.  
  75.          This document contains new information that is not found in
  76.          the 'MAGRAKDB.DOC' manual and reflects changes and
  77.          enhancements since the first release (v1.00).  Data from any
  78.          previous version of MAG RakDb is compatible with this version
  79.          without change.
  80.  
  81.          If you are a registered user of MAG RakDb and wish to obtain
  82.          the complete updated Technical Information Manual send $12.50
  83.          and your request to: (Include your Serial Number)
  84.               SOFTreat
  85.               c/o MAGRAK
  86.               Rt. 2, Box 67-S
  87.               Youngsville, NC  27596
  88.  
  89.          Updating from an earlier version..
  90.            Copy the contents of this release into the same directory
  91.            that MAG RakDb currently resides in.
  92.          To run MAG RakDb, type MAGRAKDB or GO and press enter.
  93.            MAG RakDb will determine that the category & magazine
  94.            databases do not exist and will attempt to create and index
  95.            them, as indicated by the system messages.  Once all of the
  96.            necessary files have been created, you will need to add
  97.            data to the new database files.  To do this simply go to
  98.            the 'Top' of the database and select the EDIT function.
  99.            The first field in the database is the MAGAZINE field and
  100.            the cursor will be positioned here.  The field should
  101.            contain the name of a magazine that has already been used.
  102.            Press the enter key and MAG RakDb will find that this item
  103.            does not exist in the database.  Follow the system prompts
  104.            and add this magazine to the MAGAZINE database.  Return to
  105.            the editing screen and do the same procedure for the
  106.            category field.  Continue this procedure for all of the
  107.            existing records in the database.
  108.  
  109.          CHANGES and ENHANCEMENTS.......
  110.  
  111.          1> The lookup functions activated by keys F1 & F2 during an
  112.             'ADD' or 'EDIT' function and have been replaced by an
  113.             automatic lookup table.  By entering the MAGAZINE or
  114.             CATEGORY fields data, MAG RakDb will now search the new
  115.             MAGAZINE or CATEGORY database files for a match.  If a
  116.             match is found then the lookup table window will not be
  117.             invoked, however, by entering data that does not currently
  118.             reside in the respective database, a lookup table will be
  119.             presented with the respective data presented in
  120.             alphabetical order.  Moving the menu bar to an item in the
  121.             list will select that item and insert the data in the
  122.             respective field.  Also, a 'HUNT' feature has been
  123.             included that will speed the time taken to find an item
  124.             for selection from the list.  To utilize the 'HUNT'
  125.             feature, simply type the first few characters of the item
  126.             you wish to find, ie. if you are looking for the MAGAZINE
  127.  
  128.  
  129.                 SOFTreat Rt. 2, Box 67-S  Youngsville, NC 27596
  130.                                BBS (919) 556-0159
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                            MAG RakDb WHATSNEW Update
  136.                                      Page 2
  137.  
  138.  
  139.             'Popular Mechanics' type 'PO' and the list will
  140.             automatically jump to the item that contains those
  141.             letters.  Once the item is found, just highlight it with
  142.             the menu bar and press [enter].  Selecting ESC from the
  143.             lookup table will present a menu containing pushbuttons
  144.             for various selections that will enable you to
  145.             edit/modify/del or print the data in the respective
  146.             database.  Selection of the buttons is accomplished by
  147.             pressing the 'first' letter in the word of the button or
  148.             by moving the highlight to the desired button using the
  149.             left or right arrow keys and pressing [enter].
  150.  
  151.          2> The addition of two new databases
  152.               MAGAZINE.dbf ... Contains the NAME of the magazines
  153.                                currently in use.
  154.               CATEGORY.dbf ... Contains the current CATEGORIES in use.
  155.  
  156.          3> The SEARCH & QKSEARCH functions have been enhanced to
  157.             provide more output capability.  Search will now allow the
  158.             user to 'Collect' the results of the search being
  159.             preformed into an editable text file that may be printed
  160.             or saved to a disk file for future use.  This is a big
  161.             help when searching large database files where the number
  162.             of selections can be large.  The user may still elect to
  163.             search the database record by record as before.
  164.               When one of the search functions has been selected, MAG
  165.             RakDb will allow the user to select whether they want to
  166.             'collect the search results' or not.  Selecting yes, will
  167.             prompt the user with the choice of including the 'article
  168.             summary' text in the search summary results.  If yes is
  169.             selected, be prepared for a 'large' summary file to be
  170.             produced (select your search criteria wisely).  Once
  171.             initiated, MAG RakDb will begin it's search of the records
  172.             for the desired 'search data' and report to the screen the
  173.             number of records found that contain the data being
  174.             searched for.  Upon completion, a window will appear
  175.             containing the record number, MAGAZINE name & Issue date
  176.             of all the records found to contain the search data.
  177.               You may now at this point review the list and determine
  178.             if you wish to retain any or all of the records in the
  179.             list for inclusion into the 'to be created' search summary
  180.             text file.  To 'include' a record in the list, place the
  181.             menu bar on the desired item and press the 'SPACE BAR'.
  182.             An arrow to the left of the item will appear indicating
  183.             that this item is marked for inclusion in the 'search
  184.             summary' file.  To 'UnMark' an item, simply press the
  185.             space bar a second time and the ARROW will disappear.
  186.             Once you have selected all of the records needed for the
  187.             summary, press the [ENTER] key and MAG RakDb will compile
  188.             the selected records into an editable text file.
  189.               The text file, always named 'TEMPTXT.TXT', will be
  190.             presented for editing and reviewing in a window.  Use the
  191.             F1 key to obtain additional help on how to edit, print,
  192.             save, etc. the data.
  193.  
  194.  
  195.                 SOFTreat Rt. 2, Box 67-S  Youngsville, NC 27596
  196.                                BBS (919) 556-0159
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                            MAG RakDb WHATSNEW Update
  202.                                      Page 3
  203.  
  204.  
  205.  
  206.          4> Two new menu commands have been added to facilitate the
  207.            maintenance of the new MAGAZINE and CATEGORY database
  208.            files.  Selecting 'Y' or CATEGORY , or 'Z' or MAGAZINE will
  209.            enter into the respective database maintenance menus.  You
  210.            may ADD, DELETE, EDIT records in the database as well as
  211.            get a printed report of the contents of each database.
  212.  
  213.          5> CATEGORY.RPT and MAGAZINE.RPT files have been added to the
  214.             distribution file.
  215.  
  216.          6> FIND function added...
  217.               You may now locate a specific record in the database by
  218.             using the FIND function.  FIND is activated by the
  219.             selection of the letter 'F' or by placing the menu bar on
  220.             the FIND item in the menu and pressing [enter].  FIND will
  221.             locate the 'first' record in the database that matches or
  222.             closely matches the search data entered at the prompt.
  223.             For instance, if you wish to locate the record containing
  224.             the category of GRAPHICS and the current 'index' is set to
  225.             CATEGORY, then enter GRAPHICS at the 'find' prompt and MAG
  226.             RakDb will position the database to the first record that
  227.             matches the key.
  228.  
  229.          Minor changes have also been implemented to the display
  230.          screen to hopefully increase readability and enhance it's
  231.          appearance.  Suggestions and feedback are always welcome.
  232.          Many thanks to the registered users of MAG RakDb for their
  233.          support and enthusiasm in our ongoing efforts.
  234.  
  235.  
  236.                                   Version 1.8S
  237.  
  238.          Effective March 1992, the following additions have been
  239.          incorporated into MAG RakDb.  If you are an earlier user of
  240.          this software and have an existing database, MAG RakDb will
  241.          inform you that an earlier version was detected and will
  242.          allow you update the file to the current version.  The user
  243.          is given the opportunity to abort if desired, however, you
  244.          must allow the conversion to run, in order to use this latest
  245.          version.
  246.  
  247.          New Additions....
  248.  
  249.          MAG RakDb has an added satellite database file that contains
  250.          the following fields...
  251.               CATALOG_ID .... Auto incrementing field for use as a
  252.                               document identification number, useful
  253.                               for tagging an article 'torn' out of
  254.                               journals that no longer contain the
  255.                               origin (source) data, text files created
  256.                               by scanning and OCR, etc.  This field
  257.                               constitutes the 2nd part or 'suffix' of
  258.                               a two part key.
  259.  
  260.  
  261.                 SOFTreat Rt. 2, Box 67-S  Youngsville, NC 27596
  262.                                BBS (919) 556-0159
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                            MAG RakDb WHATSNEW Update
  268.                                      Page 4
  269.  
  270.  
  271.               GROUP ......... GROUP allows the user to assign this
  272.                               catalog a 'prefix' to be used in
  273.                               conjunction with the CATALOG_ID field
  274.                               mentioned above. Examples may be
  275.                               TABLOIDS, MEDICAL-DENTAL, MEDICAL
  276.                               PHARMACUTICAL, COMPUTER, SCIENCE-
  277.                               ASTROLOGY, etc.  This scheme will help
  278.                               in organizing the 'physical' storage of
  279.                               material cataloged.
  280.               DESCRIPTION ..  A definitive phrase that further
  281.                               describes this catalog_id.
  282.  
  283.          The CATALOG-ID field is an auto-incrementing number and will
  284.          always advance to the next number following the last record
  285.          entry in the database.  This will guarantee uniqeness in the
  286.          number, however, provisions are made that allow you edit the
  287.          number if you desire.
  288.  
  289.  
  290.          SOFTreat
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.                 SOFTreat Rt. 2, Box 67-S  Youngsville, NC 27596
  328.                                BBS (919) 556-0159
  329.  
  330.  
  331.